Gemeinsamkeiten zwischen Kunden- und Lieferantenstamm

Kunden und Lieferanten weisen eine Reihe von Eigenschaften auf, die gleich sind und in diesem Abschnitt gemeinsam besprochen werden.

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Adressdaten

Die Felder für die Postanschrift werden nach folgendem Muster in Belegen verwerdet:
Anrede
Vorname Name/Firma
Zusatz
Straße
LKZ/PLZ/Ort

Bei Firmenanschriften bleibt das Feld "Vorname" leer, im Feld "Zusatz" kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil "Name" oder Firmierung immer im Feld "Name" eingetragen wird. Die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Anrede" oder Strg + A kopiert die Postanschrift in die Zwischenablage. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + A werden zusätzlich die Telefonnummern in die Zwischenablage übertragen.

Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schalfläche hinter den Eingabefeldern „Vorname“ geöffnet wird.

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Mit "Neu" oder Strg kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf "Editieren" oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit "Sichern" oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit "Löschen" oder Strg + D gelöscht werden.

Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Anrede" die Standardadresse aus dem Kundendatensatz in die Eingabefelder kopiert.
Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp, beispielsweise "Lieferung" oder "Rechnung" einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet. Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten.
Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.
Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld "Bezeichnung" ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Telefon" wird die Telefonnummer an die TAPI- Schnittstelle^[1] übergeben.

Teledaten

Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog "Zusätzliche" verwaltet, welcher mit der Schalfläche hinter den Eingabefeldern „Ansprechpartner“ geöffnet wird.

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Mit "Neu" oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf "Editieren" oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit "Sichern" oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit "Löschen" oder Strg + D gelöscht werden.
Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld "Bezeichnung" ein Name für den Kontakt eingetragen. Im Dialog Zusatzkontakte definiert das Auswahlfeld "Kategorie" die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet) und steuert die Art der Schaltflächenaktion hinter dem Eingabefeld:

• Ist die Kategorie "Telefon" gewählt, wird die Telefonnummer an die TAPI- Schnittstelle übergeben
• Ist die Kategorie "Telefax" gewählt, wird die Telefaxnummer an AVM "Fritz!" übergeben und Zwischenablage kopiert
• Ist die Kategorie "E-Mail" gewählt, wird der externe E-Mailclient gestartet
• Ist die Kategorie "Internet" gewählt, wird der Internetbrowser gestartet

Bankdaten

Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Im Eingabefeld "Bank" kann der Name der Bank eingetragen werden, im Eingabefeld "IBAN" wird die Kontoverbindung eintragen. Im Eingabefeld "Bankeinzug" kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Wird die Option "Kein Einzug" ausgewählt, ist SEPA deaktiviert.

Konditionen

Im Eingabefeld "Zahlweise" kann eine Beschreibung der Zahlweise eingetragen oder aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen werden. In den Eingabefeldern "Nettotage" und "Skontotage" können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für "Nettotage" eine "0" eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt sollte in "Skontotage" eine "0" eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf "0" gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden. In den Eingabefeldern "Rabatt 1-5" können Rabattsätze in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden. Soll ein Rabatt automatisch berechnet werden, kann dieser im Eingabefeld "Rabatt Fix" eingetragen werden.

Im Eingabefeld "Limit" kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Datensatz gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt. Das Anzeigefeld "Guthaben" enthält Angaben über Guthaben beim Lieferanten nach Überzahlungen oder Gutschriften. Der Wert kann durch die Schaltfläche hinter dem Anzeigefeld bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt in einem Dialogfeld:

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Wird die Option "Wert ersetzen" aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.

Das Anzeigefeld "Umsatz" zeigt die bisher erzielten Umsätze. Das Anzeigefeld "Saldo" am rechten oberen Rand des Moduls zeigt die Summe der offenen Posten.

Das Memofeld am rechten Rand des Registers kann genutzt werden, um Notizen zu hinterlegen.

Dokumentarverwaltung

Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht über kann durch "Dateien" geöffnet werden.

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Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, also allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.
Um einen neuen Eintrag zur Tabelle zuzufügen, klicken Sie auf "Eintrag" oder Strg +N> und wählen Sie eine beliebige Datei aus. Wird ein Eintrag in der Tabelle ausgewählt zeigt die Anwendung in der Statusanzeige an, welches Programm zur Bearbeitung der Datei vom Betriebssystem verknüpft wurde.
Um eine Datei zu öffnen, kann die Datei angewählt und durch "Öffnen" oder Strg + O verwendet werden. Die Datei kann auch durch einen Doppelklick gestartet werden. Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.
Dateien des Typs "RTF" werden von der Anwendung mit dem integrierten Texteditor gestartet. Dieser Texteditor ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Das Erstellen von Texten im Texteditor ist mit "Text" oder Strg + T möglich.

Um einen Eintrag aus der Tabelle zu entfernen, kann der Eintrag angewählt und mit "Löschen" oder Strg + D entfernt werden. Nach Rückfrage wird lediglich der Eintrag mit "Nein" oder Enter aus der Tabelle entfernt, die Datei aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei physisch gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit "Ja" beantwortet werden. Die Dokumentenverwaltung kann mit "Ende" oder Strg + W geschlossen werden.

Die Dokumentenverwaltung kann mit "Ende" oder Strg + W geschlossen werden.

(Stammdatenverwaltung → Stammdatentypen → Sie sind auf der Seite Lieferanten und Kunden)

Fußnoten:

1. ↑ Details über TAPI entnehmen Sie der Dokumentation des Betriebssystems