Kunden und Lieferanten weisen eine Reihe von Eigenschaften auf, die gleich sind und in diesem Abschnitt gemeinsam besprochen werden.
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Adressdaten
Die Felder für die Postanschrift werden nach folgendem Muster in Belegen verwerdet:
Anrede
Vorname Name/Firma
Zusatz
Straße
LKZ/PLZ/Ort
Bei Firmenanschriften bleibt das Feld "Vorname" leer, im Feld "Zusatz" kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil "Name" oder Firmierung immer im Feld "Name" eingetragen wird.
Die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Anrede" oder
Strg
+
A
kopiert die Postanschrift in die Zwischenablage. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Mit der Tastenkombination
Strg
+
Umschalt
+
A
werden zusätzlich die Telefonnummern in die Zwischenablage übertragen.
Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schalfläche hinter den Eingabefeldern „Vorname“ geöffnet wird.
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Mit "Neu" oder Strg kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf "Editieren" oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit "Sichern" oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit "Löschen" oder Strg + D gelöscht werden.
Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Anrede" die Standardadresse aus dem Kundendatensatz in die Eingabefelder kopiert.
Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp, beispielsweise "Lieferung" oder "Rechnung" einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet. Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten.
Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.
Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld "Bezeichnung" ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Telefon" wird die Telefonnummer an die TAPI- Schnittstelle[1] übergeben.
Teledaten
Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog "Zusätzliche" verwaltet, welcher mit der Schalfläche hinter den Eingabefeldern „Ansprechpartner“ geöffnet wird.
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Mit "Neu" oder
Strg
+
N
kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch
Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf "Editieren" oder
Strg
+
E
bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit "Sichern" oder
Strg
+
S
abgeschlossen. Datensätze können mit "Löschen" oder
Strg
+
D
gelöscht werden.
Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld "Bezeichnung" ein Name für den Kontakt eingetragen.
Im Dialog Zusatzkontakte definiert das Auswahlfeld "Kategorie" die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet) und steuert die Art der Schaltflächenaktion hinter dem Eingabefeld:
- Ist die Kategorie "Telefon" gewählt, wird die Telefonnummer an die TAPI- Schnittstelle übergeben
- Ist die Kategorie "Telefax" gewählt, wird die Telefaxnummer an AVM "Fritz!" übergeben und Zwischenablage kopiert
- Ist die Kategorie "E-Mail" gewählt, wird der externe E-Mailclient gestartet
- Ist die Kategorie "Internet" gewählt, wird der Internetbrowser gestartet
Bankdaten
Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Im Eingabefeld "Bank" kann der Name der Bank eingetragen werden, im Eingabefeld "IBAN" wird die Kontoverbindung eintragen. Im Eingabefeld "Bankeinzug" kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Wird die Option "Kein Einzug" ausgewählt, ist SEPA deaktiviert.
Konditionen
Im Eingabefeld "Zahlweise" kann eine Beschreibung der Zahlweise eingetragen oder aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen werden. In den Eingabefeldern "Nettotage" und "Skontotage" können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für "Nettotage" eine "0" eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt sollte in "Skontotage" eine "0" eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf "0" gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden. In den Eingabefeldern "Rabatt 1-5" können Rabattsätze in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden. Soll ein Rabatt automatisch berechnet werden, kann dieser im Eingabefeld "Rabatt Fix" eingetragen werden.
Im Eingabefeld "Limit" kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Datensatz gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt. Das Anzeigefeld "Guthaben" enthält Angaben über Guthaben beim Lieferanten nach Überzahlungen oder Gutschriften. Der Wert kann durch die Schaltfläche hinter dem Anzeigefeld bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt in einem Dialogfeld:
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Wird die Option "Wert ersetzen" aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.
Das Anzeigefeld "Umsatz" zeigt die bisher erzielten Umsätze. Das Anzeigefeld "Saldo" am rechten oberen Rand des Moduls zeigt die Summe der offenen Posten.
Das Memofeld am rechten Rand des Registers kann genutzt werden, um Notizen zu hinterlegen.
Dokumentarverwaltung
(Stammdatenverwaltung → Stammdatentypen → Sie sind auf der Seite Lieferanten und Kunden)
Fußnoten:
- ↑ Details über TAPI entnehmen Sie der Dokumentation des Betriebssystems