Gemeinsame Eigenschaften aller Stammdatenmodule: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 20. September 2014, 19:25 Uhr

Die Stammdatenmodule ermöglichen das Erstellen und Bearbeiten von Kunden-, Lieferanten-, Waren und Pfanddatensätzen. Darüber hinaus verfügen die einzelnen Stammdatenmodule über typspezifische Bearbeitungsfunktionen. Zunächst werden hier die gemeinsamen Eigenschaften aller Stammdatenmodule erläutert. Spezifische Funktionen werden anschließend behandelt. Stammdatenmodule können im Hauptmenü über Stammdaten, durch die Stammdatenschaltflächen in der Seitenleiste oder mit den Funktionstasten F8 bis F12 aufgerufen werden.

Gemeinsame Eigenschaften

In allen Stammdatenmodulen sind die Register "Liste" und "Eingabe" vorhanden. Beim Öffnen eines Stammdatenmoduls wird zunächst das Register "Listen" eingeblendet.

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Das Register "Liste"

In der Liste werden alle Datensätze des Datenstammes angezeigt. Die Sortierung beim Start des Moduls ist auf die Nummer eingestellt, der erste Datensatz wird automatisch angewählt. Die weiße Informationsleiste am oberen Rand des Moduls zeigt nach dem Starten des Moduls die Basisinformationen über den ersten Datensatz des Datenstammes an und wird beim Wechsel des Datensatzes aktualisiert. Die Schriftfarbe in der Informationsleiste unterscheidet sich bei Kunden (Rot), Lieferanten (Blau), Ware (Grün), Pfand* (Orange) und Benutzer (Violett).

Datensätze finden

Um Datensätze zu finden, können die Eingabefelder im Navigationsbereich verwendet werden. Bei Eingaben wird automatisch zum am Besten passenden Datensatz navigiert^[1]. Durch Anklicken kann ein Datensatz manuell ausgewählt werden. Ein Doppelklick wählt den Artikel aus und wechselt in das Register "Eingabe".

Eine textbasierte Suchfunktion kann durch "Globale Suche" oder Strg + Umschalt + F am rechten oberen Rand der Informationsleiste gestartet werden.

Diese Suchfunktion arbeitet ähnlich wie die von Internet- Suchmaschinen. Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden^[2], die Suche wird, abhängig vom Stammdatentyp in den rechts neben dem Eingabefeld verzeichneten Datenfeldern durchgeführt. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Feldern eingeschränkt werden.
Die Suche wird durch "Start" oder ↵ gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz angewählt.

Spalten anpassen

Die Listenansicht des Registers kann angepasst werden, indem die Breite der Spalten verändert wird oder Spalten zur Anzeige zugefügt oder entfernt werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden beim Beenden des Moduls automatisch gespeichert. Um Spalten zuzufügen oder zu entfernen, kann ein Dialog mit "Layout" geöffnet werden.

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Mit dem horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die linke Liste verschoben, um sie anzuzeigen oder in die rechte Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit "Sichern" übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

Listen drucken

Im Register "Liste" können Stücklisten gedruckt werden. Durch Klick auf „Drucken“ kann der Druckdialog aufgerufen werden, in dem eine Auswahl von Sonderformularen, Druckern und Exportoptionen angeboten wird.

Datensätze finden

Das Finden von Datensätzen ist im Kunden- und Lieferantenstamm auch dialogbasiert möglich, wenn beispielsweise im Register "Eingabe" ein Datensatz gefunden werden soll^[3]. Die Schnellsuche kann am rechten oberen Rand der Informationsleiste durch "Finden" neben der Nummer aufgerufen werden^[4]. Die Schnellsuche arbeitet indexbasiert wie die Eingabefelder des Registers "Liste". Bei der Eingabe in einem der Suchfelder wird die Sortierung geändert und die Näherungssuche ausgeführt.

Navigieren durch Datensätze

Mit ← oder Strg + Bild ⇑ kann zum Ersten, mit ← oder Bild ⇑ zum Vorigen, mit → oder Bild ⇓ zum Nächsten und mit → oder Strg + Bild ⇓ zum letzen Datensatz geblättert werden.

Das Register "Eingabe"

Das Register „Eingabe“ zeigt alle Informationen eines ausgewählten Datensatzes an und dient der Bearbeitung von Datensätzen^[5]. Das Informationsfeld am unteren rechten Rand des Moduls gibt die Gesamtzahl der vorhandenen Datensätze und die Position des angezeigten Datensatzes innerhalb des Datenstamms an.

Bearbeiten von Datensätzen

Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl des gewünschten Datensatzes zunächst der Bearbeitungsmodus mit Bearbeiten in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden. Das Bearbeiten von Suchbegriffen ist dialogbasiert durch Suchbegriff editieren in der Informationsleiste hinter dem Suchbegriff möglich.
Wird während der Bearbeitung zu einem anderen Datensatz gewechselt, werden alle Änderungen am vorigen Datensatz automatisch übernommen. Im Editiermodus kann also ohne manuelles Speichern zwischen Datensätzen gewechselt werden.

Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Neue Datensätze anlegen

Um einen neuen Datensatz anzulegen ist es sinnvoll, zunächst im Datenstamm an eine Stelle zu navigieren, an der ein vorhandener ähnlicher Datensatz vorhanden ist. Dadurch kann die Nummernautomatik optimal genutzt werden. Die Neuanlage wird mit Neu in der Navigationsleiste oder Strg + N eingeleitet. Im Dialog "Neuer Datensatz" müssen dann Nummer und Suchbegriff eingegeben werden.

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Bei Kunden und Lieferanten werden zusätzlich Kennung und Debitoren- oder Kreditorennummer abgefragt. Die Kennung in der Kunden- oder Lieferantenverwaltung ermöglicht das Kategorisieren von Datensätzen und kann zu Sortierzwecken verwendet werden. Bei Artikeln kann zusätzlich der Artikeltyp "MEHRWEG" aktiviert und ein Pfandartikel zugewiesen werden.

Der neue Datensatz kann dann vervollständigt werden. Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Bei aktiver DATEV- oder WEBDRINK- Schnittstelle bietet die Anwendung nach dem Erstellen eines neuen Kunden oder Artikels einen Datensatzexport an.

Datensätze kopieren

Stammdatensätze (ausgenommen Benutzer) können dupliziert werden. Dabei wird ein Datensatz kopiert, wobei eine neue Nummer vergeben werden muss. Nach der Auswahl eines Datensatzes wird mit Datensatz duplizieren hinter der Kunden-, Lieferanten-, Artikel oder Pfandnummer in der Informationsleiste oder Strg + Vorlage:Strg eine Kopie erstellt.

Folgende Eigenschaften von Stammdaten werden nicht dupliziert:

(Stammdatenverwaltung → Sie sind auf der Seite Stammdatenmodule)

Fußnoten:

1. ↑ Näherungssuche ("Best Match")
2. ↑ Sucheingaben sollten nur ein Wort umfassen. Sonderzeichen können nicht verwendet werden
3. ↑ Es muss dann nicht in das Register "Liste" gewechselt werden
4. ↑ Mit Strg + K kann direkt nach Kundennummern, mit Strg + M direkt nach Suchbegriffen gesucht werden
5. ↑ Das Löschen von Datensätzen oder das Ändern der Identnummern ist jedoch nicht möglich